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¿Cómo funciona WhatsApp Business?

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¿Tienes una empresa y quieres usar Whatsapp Business? Lo primero que debes saber es qué ventajas te dará al usarla, qué es y para qué sirve con exactitud. Para empezar a conocer esta herramienta hay que decir que es una aplicación que fue desarrollada específicamente para atender a las pequeñas y medianas empresas, aunque también ofrecen una API para empresas que operan en una escala mayor.

¿Qué es Whatsapp Business?

Su nacimiento se debe a querer resolver la necesidad que tenían los usuarios de interactuar con una marca o empresa de una forma rápida, cómoda y sumamente sencilla, que no implique hacer llamadas o enviar correos electrónicos.

Esta es una versión más amplia y potente de Whatsapp, su aspecto y funcionalidades son muy parecidos, sin embargo su misión está orientada a la atención al cliente, por lo que se aprovecha una plataforma a la que los usuarios ya están familiarizados.

Con la puesta en marca de Whatsapp Business  se marcó un hito, como el que fue hecho cuando surgieron las páginas de empresas de Facebook, en la que los negocios pudieron diferenciarse entre ellos por primera vez ante los usuarios de las plataforma.

A finales del 2017 se conoció por primera vez de esta idea, pero no fue hasta enero del 2018 que fue lanzado oficialmente Whatsapp Business. Está disponible para los sistemas operativos Iphone y Android.

Cómo empezar en Whatsapp Business

Lo primero es que debes entrar a Google Play o la Play Store para descargar la app.

Se deben aceptar las condiciones, por ejemplo que se usará la app con un fin comercial.

Luego se debe incluir el teléfono móvil de la empresa, la app va a verificar el número por SMS.

Ahora tocaría configurar la cuenta de la empresa con los datos corporativos, por ejemplo, foto de perfil, una descripción,  el horario de trabajo, página web, dirección, etc.

Ventajas de Whatsapp Business

Una vez que ya se configuró la primer parte, se pueden establecer los mensajes automáticos. Por ejemplo, un mensaje de bienvenido. Para hacer esto se puede redactar un texto de hasta 200 caracteres. Este se enviará inmediatamente cuando un cliente se pone en contacto con la empresa por primera vez.

También se puede crear un mensaje de ausencia, para las ocasiones que no se está disponible. Así, como las respuestas rápidas, que son frases grabadas, que tan solo con una palabra se puede rellenar tu respuesta de forma automática.

Whatsapp Business puede interactuar con otros servicios de almacenamiento para crear copias de seguridad como iCloud o Google Drive.

Se puede tener acceso a chats, estados  y llamadas, como un app personal. También se puede fijar los chats de interés, para asignarlos como prioritarios, de igual forma se le puede poner un tag o color. Por ejemplo, nuevos clientes, nuevos pedidos, pagos pendientes, pagos realizados, etc. Se puede tener un máximo de 20 tags.

La aplicación permite a las marcas o empresas medir los resultados que se tengan, con estadísticas básicas, por ejemplo: mensajes recibidos, leídos, enviados y entregados.

De tener esta aplicación ya instalada, se puede escoger cual de las dos opciones se quiere destinar para ser usada con un número de teléfono. En caso de querer emigrar, también se pueden transferir los historiales de chat desde la versión clásica a Business.

Whatsapp Business también le va a permitir a las empresas poder acceder a los chats de su cuenta desde el desktop.

Esta aplicación enfocada en las pequeñas y medianas empresas también dispone cuentas verificadas, pero esto está limitado a pocas compañías que participan en un programa piloto.

Más características

Whatsapp va a tener el derecho de usar la información de las cuentas para enviar comunicaciones de interés, esto quiere decir información sobre algún servicio, producto, eventos y promociones tanto de la misma aplicación, como a las empresas que pertenecen a Facebook.

En caso de que un usuario solicite que quiere terminar la relación o no recibir mensajes de Whatsapp por parte de la empresa, esta debe respetar dicha solicitud. También los usuarios tienen  la opción de poder bloquear a la empresa o marcar los mensajes como spam. Incluso, puede informar que se infringen las condiciones y las políticas de la app.

La empresa va a ser la responsable del tratamiento que se le dé a los datos, así como será la encargada de seleccionar los destinatarios que recibirán sus mensajes.

¿Cuáles son los beneficios de esta aplicación?

Un punto principal de lo que se puede lograr con esta aplicación es la cercanía que se establece entre las marcas y los consumidores, porque entre ellos pueden tener conversaciones.

Como se mencionaba antes es más fácil que haya contacto entre las empresas y los clientes. Además de esto están las herramientas de automatización, organización y respuestas rápidas de forma que se le dé una buena atención a los usuarios.

La relación entre el cliente y la marca es mucho más dinámica e íntima, donde se uso un lenguaje orgánico. Además de que hay posibilidad de hacer video llamadas, notas de voz y al mismo tiempo publicar historias con contenido de publicidad.

¿Cómo funciona Whatsapp Web?

Usar Whatsapp web es muy fácil, solo se necesitarán cumplir simples pasos para que se pueda usar la mensajería instantánea desde un ordenador.

Lo primero será entrar en la página https://web.whatsapp.com/, luego de esto se debe abrir la aplicación whatsapp que se tiene instalada en el móvil, Smartphone o tablet que esté asociado con la cuenta que se tiene de whatsapp.

Una vez hecho estos dos procedimientos, se deberá hacer clic en configuración o menú y esocger la opción Whatsapp Web. Verás que se activará la cámara, lo que debes hacer será apuntar con el dispositivo que mencionamos antes al código QR. ¡Y listo, ya podrás usarlo en el ordenador!

Cómo usar el programa Whatsapp Web instalado en el ordenador

Hay otra forma de darle uso a Whatsapp desde el ordenador. Esta se trata de descargar Whatsapp Web e instalarlo en un equipo. Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

Ir a la página https://www.whatsapp.com/download/?l=es para poder descargar la aplicación en el ordenador. Debes seleccionar la opción de descarga.

Ya que hiciste el paso anterior, se puede usar la aplicación con normalidad. Recuerda que para hacerlo se debe escanear el código QR desde la aplicación.

Usar Whastsapp Business en Whatsapp Web

Las empresas y organizaciones que cuentan con Whatsapp Business también puedes hacer uso de esta aplicación por medio de la web. Esto va a ser posible de esta forma:

Whatsapp Business Web para PC

Muchas empresas ya hacen uso de Whatsapp como una herramienta más para aplicar estrategias de mercadeo, así como también para asegurarse de dar un buen servicio a sus clientes. Esto va a deberse a todo el potencial que tiene la aplicación en cuanto al alcance que tiene y a la inmediatez que va a brindar. Debido a que se trata de una aplicación que constantemente es revisada por los usuarios.

La gran diferencia con la que va a contar con respecto a otras redes sociales y aplicaciones es que solo será necesario un teléfono inteligente con conexión a internet para poder acceder a ella. Por lo que se puede cubrir a gran parte de la población. Es por eso que no hay forma de no poder sacarle provecho.

Ahora, en caso de que hacer uso de esta aplicación sea muy complicado a través del teléfono, la alternativa sería usar Whatsapp web, de forma que se le pueda incentivar al equipo de trabajo a ponerse en contacto con los clientes para entenderlos mejor y darles lo que necesitan.

Whatsapp web sería la versión que tienen los ordenadores para entrar en esta aplicación, es decir que sería un Whatsapp para PC. Esta va a permitir que se pueda ver la misma interfaz que está presente en el móvil, pero desde una pantalla más cómoda, desde una tablet o computadora. Usar el teclado y los comandos de la PC, entrar a las carpetas de archivos que tengas, así como recibir archivos. Igualmente podrás tener otras pestañas de navegación abiertas simultáneamente para que la comunicación y la respuesta sean mucho más fáciles.

Hacer uso del Whatsapp online y en la PC es muy sencillo. Se necesita contar con la aplicación funcionado, es decir instalada en un teléfono, dispone de una buena conexión al internet en los dos dispositivos y realizar los pasos para iniciar sesión.

Instrucciones: entrar por medio del navegador (este puede ser Safari, Chrome, Firefox u Ópera) a la dirección https://web.whatsapp.com. Saldrá un código QR. Desde la aplicación instalada en el celular hay que ir al menú superior, que verás señalado con los tres puntos. Allí se deberá elegir la opción Whatsapp Web. Ya que se hizo esto, se deberá escanear el código QR y listo. Verás la interfaz de la aplicación en la pantalla del ordenador.

Whatsapp Business Web para iPhone

Los iPhones también pueden hacer uso de Whatsapp Business. Esta aplicación en el sistema operativo iOS también va a ofrecer una cantidad de herramientas útiles para manejar tu empresa digitalmente. Cuenta con respuestas rápidas para las preguntas que son frecuentes, como la opción de fijar una respuesta para cuando se esté ausente.

Como te mencionábamos antes, Whatsapp va a permitir que se administren las conversaciones que se tienen y enviar el envío y recibo de cualquier archivo. Esto pueden ser fotografías, videos, documentos de texto, PDF, etc.

La versión de Whatsapp Business no solo está disponible para iPhone, también lo está para los Android. Esta puede descargarse de forma gratuita desde la App Store de Apple.

Esta versión va a incluir funciones que le dan una ayuda a los negocios y a las pequeñas empresas para que estas mantengan una comunicación más fluida con los clientes. Sin embargo, para los usuarios de iPhone las ventajas que da la aplicación van a ser mayores al momento de interactuar con potenciales clientes.

Se puede crear un perfil de empresa. Esta opción que brinda la aplicación le permite a las marcas y empresas que puedan compartir información relevante sobre el negocio, de forma que pueden ser específicos en aquello que hacen o en sus servicios. También se tendrá a la vista el correo electrónico de la empresa, para las personas que estén interesadas en hacer un contacto por esa vía. Las empresas pueden agregar su dirección web, los horarios que tienen y su dirección física.

Se cuenta con una mensajería mejorada. En esta se puede responder con mucha más facilidad y libertar a los clientes, debido a las nuevas herramientas con las que cuenta este servicio de mensajería. Como por ejemplo, las respuestas rápidas, estas pueden definirse previamente ante las preguntas frecuentes.

Si quieres, puedes darles a tus clientes un mensaje de bienvenida para aquellos usuarios que te escriban por primera vez. Así como también programar mensajes que se enviarán cuando estés ausente y no puedas contestar rápido.

El tener la posibilidad de usar el servicio de mensajería desde el ordenador también va a sumar más ventajas, ya que se tiene mayor disposición de información original y esencial, por lo que se puede acortar el tiempo de espera para responder una inquietud.

¿Cómo verificar tu cuenta Whatsapp Business?

Whatsapp Business cuenta con un verificado para las empresas. Esto se hará por parte de Whatsapp y va a servir para darle un valor mayor de autenticidad a los negocios o empresas que usan esta aplicación. Esto quiere decir que al contar con la verificación, el cliente va a tener por sentado que se trata de un negocio oficial, con el que puede comunicarse sin tener problemas.

Es importante saber que Whatsapp no va a verificar los perfiles falsos o hagan envíos de contenido abusivo. Ahora bien, ¿cómo hace la aplicación para verificar un perfil si no facilita un formulario, cuestionario o seguir ciertos pasos para hacer la verificación de la cuenta?

Lo primero que se debe conocer: ¿qué son las integradoras?

Las integradoras son unas empresas que Whatsapp seleccionó que van a facilitar la incorporación de su mensajería con una plataforma que pertenece a un tercero. Estas empresas lo que hacen es agilizar el tiempo de integración de las cuentas que fueron verificadas, se encargan de desarrolar interfaces que luego van a permitir programar una campaña masiva de Whatsapp. También que se mantenga una atención al cliente en vivo, se hagan reportes de la cantidad de mensajes que fueron entregados, abiertos, leídos, las sesiones abiertas, etc.

También cuenta con el servicio de atención personalizada y de soporte en los casos que se requiera hacer una modificación o un ajusto.

Puede que tener acceso a un representante de Whatsapp sea muy complejo, es por esto que existen las integradoras. Estas van a cumplir igualmente una función totalmente vinculada a Whatsapp y a la empresa que da la atención personalizada con la plataforma que está sumando un valor. Por ejemplo, Wavy es una de las empresas que fue escogida directamente por Facebook para que se ofreciera la API a todo el continente americano.

En el caso del uso de Whatsapp Business Enterprice de una aerolínea. Por medio de la aplicación el cliente puede hacer consultas, tanto del estado de su vuelo, como descargar el boleto de abordo, confirmar su vuelto, etc.

Pasos para verificar una empresa en Whatsapp Business

Primer paso: validación y requisitos de la marca o empresa

Supongamos que se decide entrar en contacto con una de las integradoras oficiales, por ejemplo que lo hagamos con Wavy, que sabemos que es una. Lo primero que se debe hacer es rellenar un formulario de contacto que está disponible en el sitio web con los datos de la empresa que se está buscando verificar.

Lo siguiente que pasará es que la empresa va a ser contactada por parte de la integradora, esto si cumple con algunos requisitos. Para poder proceder con la verificación de la cuenta de la empresa es necesario que se cuente con Business Manager ID de Facebook, completar el formulario con la dirección que tiene la empresa, el email de contacto, el sitio web de la empresa, la línea de negocio que tiene, una declaración del volumen de mensajes que se envían mensual y diariamente, etc.

Ya que fueron recolectados todos los datos, Whatsapp va a proceder a validarlos y ser si la empresa solicitante es apta para hacer la verificación. Si esto es aprobado se va a notificar por medio del mail, luego se procederá la etapa de implementación.

Segundo paso: integración de las plataformas y árbol de decisión

Ya el perfil fue aprobado por la integradora, se va a dejar a disposición una API y los accesos que se tienen a la plataforma donde se van hacer las configuraciones de Whatsapp. Como la empresa quiere desarrollar un árbol de decisión o un uso personalizado, la integradora hará las configuraciones necesarias dentro de la plataforma ad hoc.

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