boletin informativo

¿Cómo hacer un boletín informativo?

¿Qué es un boletín informativo?

Un boletín informativo es un informe impreso de información e ideas, el cual se puede distribuir en forma regular mensual o  dos veces al año.

Cuando se habla de un boletín informativo se hace referencia a un contenido que es enviado por medio de un mail con una frecuencia determinada a los suscriptores de un sitio web o blog. El objetivo de este es informar sobre un tema específico.

También lo podríamos conocer bajo el nombre de newsletter, este correo electrónico generalmente va a contar con las últimas publicaciones de la web o el blog, o aquello que sea importante para el suscriptor en un tiempo determinado.

Por otra parte, este boletín informativo también puede tener otro tipo de información, por ejemplo, novedades de la marca, promociones, ofertas o invitaciones a eventos especiales.

Características de un boletín informativo

El boletín informativo cuenta con diferentes características que serán esenciales para que este obtenga los resultados que se esperan por parte de la marca. Entre ellas podemos nombras las siguientes:

Personalización

La personalización va a permitir que haya una aproximación, esto que es muy buscado. De esta manera se puede transmitir que se tiene cercanía con el lector, por lo que se podría identificar con la información que recibe.

Del mismo modo, un tono que resulte ameno deberá ser una de las claves con las que se debe contar. Debido a que por medio de él se va a conquistar la empatía que tiene el lector. Esto va a ser parte de la personalización.

Para lograr una personalización mayor es esencial que se haga una segmentación de los suscriptores. De esta manera se puede enviar contenido que de verdad le interesa a los lectores, debido a que responde a las necesidades que tiene.

También es importante mencionar que la personalización va a incluir la época en la que se está viviendo. Para ponerlo como ejemplo, si se está haciendo durante la segunda quincena de diciembre, el tema del boletín informativo debe ir en torno a la navidad y el año nuevo.

Periodicidad

Para poder construir una relación se requiere planificar con forme al flujo de negocio y hacer que esto se cumpla a cabalidad. Para que quede esto claro, podemos imaginar la siguiente situación, si la marca se compromete a enviar a sus suscriptores un boletín informativo de forma quincenal, se debe tener un día fijo para esto y enviarlo puntualmente.

En caso que dos boletines informativos sean mucho trabajo para una marca, podría enviar no por mes o establecer el tiempo que se adapte a las necesidades de los clientes. Lo importante es que el usuario pueda acostumbrarse a recibir el boletín informativo de forma periódica y con esta misma costumbre, se cree una expectativa.

Contenido exclusivo para suscriptores

Algo que se debe tener en cuenta que el suscriptor con el que cuenta la marca ya visitó la página o el blog, y decidió suscribirse, por lo que contamos con una autorización para que le enviemos nuestra información, ya que le interesa.

Es importante también que se deje en claro en el boletín informativo que ese mismo permiso previo que otorgó puede invalidarse en cualquier momento.

Informaciones de valor

Si se quiere que los receptores sigan recibiendo el contenido que se les ofrece por mucho tiempo, es sumamente importante que se le envíe información que tenga valor para ellos.

Es en este punto que vuelve a entrar la segmentación, es importante que para que el suscriptor consiga contenido que le resulte relevante para él. De forma que se fortalezca la relación que estos tienen con la marca.

Escaneabilidad

Previamente se había mencionado lo importante que es el contenido que se envía, este debe ser dinámico, por lo que es en este punto que entra la escaneabilidad.

Armar un boletín informativo que sea fácil de leer y que en una simple mirada pueda trasmitir el mensaje que se quiere difundir es esencial para que se mantenga el interés de los suscriptores.

Usar imágenes, distintos tamaños de letras cursivas, negritas, diferentes colores y párrafos cortos van a poder facilitar la comunicación del mensaje.

Claridad y objetividad

Así como se le va a facilitar la lectura al lector debido a la estética, también se debe hacer lo mismo con el contenido que se ofrece.

Ser objetivos y claros es importante para que se pueda tanto captar como mantener la atención de los suscriptores.

Otro de los puntos importante son los detalles excesivos, muchos detalles que sean visuales van a distraer la atención de lo que es clave, por lo que se requiere no sobrecargar el aspecto visual del boletín informativo.

Retroalimentación

Como decíamos antes, en el pie de página se pueden poner datos de contacto, por ejemplo, correo electrónico, dirección, número de teléfono y redes sociales.

Tener este conocimiento es esencial, ya que una vez que se saben las características que deben tener los boletines informativos se puede lograr que estos sean efectivos para que alcancen los objetivos de la marca, de una forma más sencilla.

Tipos de boletines informativos

Los boletines informativos pueden ser de distintos tipos, todo dependerá de la finalidad que tenga. Estas podrían ser para promocionar novedades, anunciar alguna promoción exclusiva, aumentar el tráfico de la web o blog, fortalecer la relación que se tiene con el cliente, etc.

Boletín informativo para promociones: El contenido de este boletín se va a centrar en notificas y novedades referentes a las promociones con las que cuenta la compañía. Esto podría ofrecerse a los clientes de forma semanal, quincenal o mensual.

Boletín informativo de resumen: este contendrán textos que son cortos o claves sobre alguna información que haga referencia a la labor que hace la empresa, así mismo para ofrecerse un preview de lo que se puede encontrar de forma extendida en la web o blog.

Boletín de cupón: este material será una guía para los compradores de cierto producto, su uso es muy común en el mercadeo. Por medio de este se le puede ofrecer al cliente un descuento y así aumentar el tráfico en la web o las ventas.

Boletines encuestas: este tipo de boletín fortalecerá la relación que se tiene con el cliente, esto debido a que hay reciprocidad con el suscriptor. Es debido a esto que se podría modificar la información de los boletines informativos futuros, incluso del mismo producto.

Funciones de un boletín Informativo

La transcendencia de un boletín informativo, radica en:

  • Mantener informado a un determinado grupo de personas.
  • Crear sentido de pertenencia entre los miembros de una institución.
  • Incremento del reconocimiento de la agencia, además para anunciar encuentros regulares.
  • Aunado que, reemplaza las actas de la reunión dado que dentro del boletín se crea sección destinada a resumir los puntos más importantes de un encuentro entre ejecutivos.
  • Educar o informar a la comunidad sobre temas importantes.

como hacer un boletin informativo

Pasos para crear un boletín informativo

Para realizar un boletín informativo es vital, responder las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el propósito del boletín?
  • ¿Quién es la audiencia?
  • ¿Con cuánta frecuencia se quiere que aparezca el boletín?
  • ¿Cuántas copias se quieren producir para cada tema? ¿Se distribuirá de forma digital?
  • ¿Cuánto costará? O ¿Cómo las personas pueden suscribirse para recibirlo?
  • ¿Quién diseñará y editará el boletín?
  •  ¿Quién escribirá los artículos?
  •  ¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
  •  ¿Cómo se medirá el éxito del boletín?

Una vez que se respondan estas interrogantes, es fundamental seguir el siguiente paso a paso:

  • Definir los contenidos del boletín, es decir, cuánto, artículos, notas de noticias y artículos de opinión se publicarán.
  • Diseñar el formato del boletín.
  • Redactar los artículos, para el boletín o mandarlos a escribir.
  • Invitar a un periodista o experto en un tema a que escriba una columna de forma ocasional en el boletín.
  • Editar los artículos, el contenido, el estilo y los espacios.
  • Revisar la copia final para verificar errores de impresión o textos.
  • Distribuir el boletín.
  • Escuchar lo que dice la gente sobre el boletín.

que es un boletin informativo

Partes de un boletín Informativo

Para la realización de un boletín es necesario que tenga los siguientes elementos:

  • El Encabezado conocido como el título que va en la carátula de cualquier boletín, acompañado del logotipo de la organización.
  • Fuente es el tipo de letra que se utiliza.

Para los boletines se recomienda usar fuentes sérif (o terminal), con el fin de hacer más fácil la lectura de los artículos. Ejemplos de letras serif son: Times New Roman, Bookman y Palatino

Las fuentes sans sérifs (Arial, Helvetica y Avant Garde, por ejemplo) son las más apropiadas para los titulares.

Se recomienda incluir dos o tres fuentes diferentes, a tu  boletín para que tenga una apariencia más pulcra y  profesional

Por otra parte, se recomienda que el boletín tenga justificado el texto y se presente en dos o más columnas.

  • El titular es el título corto que resume la idea principal del artículo. Se recomienda colocar en mayúscula la primera letra de la oración.
  • Los artículos se caracterizan por narrar historias, sucesos, eventos, temas y planes importantes para  un grupo determinado.

Se recomienda que sean escritos un nivel de lectura accesible para alguien con educación media.

Antes de redactar los artículos pregúntate: ¿Quién es tu audiencia? y ¿Qué ideas importantes quiero que ellos entiendan?

Luego organiza tus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema y usa ejemplos que respalden sus ideas.  Evite palabras complicadas y oraciones largas. Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.

boletin informativo escolar

Datos generales de un Boletín

Con el fin de hacer un boletín atractivo se sugiere utilizar dos o tres columnas en una página donde estén no más de tres artículos. Adicionalmente, se recomienda mantener los espacios en blanco en los bordes de la página.

Es imprescindible el uso de  gráficos, imágenes o fotografías para acortar el texto y darle a su boletín una apariencia más pulida.

Considere mantener el boletín en seis páginas o por debajo de esta extensión (cuatro es lo ideal).

Para la producción, si decides realizarlo en impreso es fundamental que converses con el impresor sobre todos los detalles del boletín que incluye sueños y plazos.

Mientras que para diseñarlo, se sugiere que utilices algunos de estos programas: Microsoft Publisher, Adobe InDesign, QuarkXpress y Corel Draw.

Recuerda el boletín es un aliado empresarial que te mantendrá conectado con tu audiencia, por eso te recomendamos explotar tu creatividad y planificación al máximo para crearlo.

¿Cómo se pueden crear boletines informativos llamativos para una empresa?

Cuando se trata de un boletín informativo, hay que asegurarse que los destinatarios realicen tres cosas claves cuando vean este documento en su bandeja de entrada:

Abrir el correo electrónico

Leer el correo donde está el boletín informativo (si lo lee todo, mucho mejor)

Seguir la llamada de acción y hacer clic en ella, de forma que se genere un lead.

Entonces, lo esencial para que se puedan lograr estos tres puntos está en cómo se ve, que esté diseñado de una forma correcta. Esto quiere decir que se encuentre un equilibrio perfecto el contenido y la forma en la que este se muestra, de forma que este se destaque dentro de la bandeja de entrada.

La mejor forma de animar a los destinatarios de que lean los mail es que se destine un título del mail que sea llamativo, atractivo y genere el interés que se quiere, luego mostrar un boletín informativo que se haya diseñado a la perfección.

Ten presente que los lectores en general pasan ocho segundos leyendo un correo, esto en promedio. Una vez que se abrió el correo electrónico se requiere que este llame la atención y sea capaz de mantenerla. Van a comenzar a leer el boletín por el diseño y seguirá por el contenido.

Vamos a profundizar, entonces, en cómo se diseña el boletín informativo de la forma ideal para que nunca pase por desapercibido.

Haz que tu boletín informativo destaque por su diseño

Retomando todo lo anterior hay que siempre recordar que el diseño del boletín informativo siempre dar una buena impresión en cualquiera que lo lea. Tienes que tener presente quienes son los receptores de tu mensaje. Puedes escoger para esto colores llamativos, brillantes si apuntas a un público adolescente, si tu público es mayor puedes escoger colores más neutros.

Pero lo que más tienes que tener presente es que tu boletín tiene que destacarse entre más de 12 boletines informativos, ofertas, notificaciones que entran en una bandeja de entrada.

Incluye el logo de tu empresa o marca en el encabezado

Usa un color para el fondo que se pueda complementar con la identidad de tu marca o empresa. Debes adentrarte al mundo del neuromarketing en cuanto a los colores, matices, contrastes que van a vincularse con las emociones y los sentimientos de las personas. Esto hay que usarlo para alinear tu mensaje con todo el concepto de tu marca.

Una vez que tengas tu plantilla, piensa en los móviles

Ten en mente que al menos la mitad de los correos electrónicos que una persona recibe se abrirán desde un dispositivo móvil. Por lo que tienes que siempre tener esto presente cuando diseñes la plantilla de tu boletín, ya que no querrás perder a tu público porque un diseño no es compatible.

Imágenes para el boletín informativo

Las imágenes que se usen en el boletín pueden tener un efecto positivo si se hace de una forma adecuada. La recomendación acá es que se considere de forma detallada la cantidad de imágenes que pones en uso en los boletines. Una regla general en estos casos es que la porción debería ser la siguiente: 60 por ciento de texto y 40 por ciento de imágenes.

¿Esto a qué se debe? Porque los correos electrónicos que solo tienen imágenes se consideran prácticas malas, ya que están relacionado a los correo spam. Esto ya que el contenido que esté dentro de un archivo jpeg va a resultar difícil de leer, por lo que no se podrá distinguir y serás considerado como un spammer. Y no se quiere esto.

También, dependiendo del dispositivo en el que lean el correo electrónico, un boletín informativo que solo contenga imágenes puede ser visto de una forma errónea.

Pero recuerdo cuál es la proporción. Siempre debes contar con imágenes en tu boletín informativo. Solo debes apegarte a la regla de 60/40.

Otro punto importante con respecto a la imagen es que estas serán lo primero que llame la atención de los destinatarios, por lo que se sugiere que las pongas al principio. De forma que se puedan ver sin la necesidad de bajar el cursor.

El texto en el boletín informativo

Luego de tener definida las imágenes, los titulares van a ser lo siguiente que los destinatarios vean. Acá hay que tener presente los ocho segundos que pasarán los lectores viendo el boletín informativo. Por lo que se requiere que este sea lo suficiente llamativo para captar su atención. Para estos casos se deben escoger fuentes tipográficas poderosas y legibles, además de redactar el texto de una forma concisa.

Se requiere que hagas el texto legible para tu público, por lo que se recomienda separarlo en diferentes partes y lo presentes de una forma jerarquizada. Asegúrate que la redacción sea corta y se pueda leer con facilidad.

Ejemplos de boletines informativos

Okaa

Esta es una tienda de calzado infantil digital. Se dirigen a las familias, ya que no solo venden zapatos infantiles. También cuentan con productos para papá y mamá. Todos los meses envían un boletín informativo para informarles a sus lectores sobre sus productos nuevos. Esto va a servir para que se resalte aquel producto que es nuevo o informar sobre una oferta.

Después que se informan de todas las ofertas que tiene en sus productos, ofrece de una forma clara cuáles son las condiciones de la promoción. De forma que se mantenga la transparencia y la confianza de los clientes.

H&M

La conocida internacionalmente cadena de tienda H&M, también envía boletines informativos. Opta por un modelo sencillo y clásico, la estructura que tiene es intuitiva y muy fácil de leer.

En general se sigue el diseño que tiene la página web, pero de una forma simplificada. En su boletín se incluye además de información de sus productos, sus perfiles de redes sociales y links para que se descargue su aplicación móvil.

Media Markt

Esta es una cadena de establecimientos de superficies grandes, se dedica a vender electrodomésticos, artículos de informática, etc. Esta empresa se carga de enviar su boletín informativo semanalmente. En ella da las actualizaciones sobres sus ofertas o las noticias propias de la empresa.

Astotel

Este caso es de una cadena de hoteles. Envían periódicamente su boletín informativo con las novedades con la que cuentan sus hoteles, así como las ofertas y los servicios que ofrecen a sus clientes.

Con el fin de incentivar a los lectores de poder reservar una habitación en sus hoteles, Astotel opta por acciones interesantes. Una de estas es comentar sobre la valoración que tienen sus hoteles en TripAdvisor.

StyleLovely.com

Esta página trabaja con boletines informativos básicos, pero tienen buenos resultados. Tienen como ventaja que se desempeñan en un sector que está constantemente cambiando, por lo que se puede contar con contenido nuevo rápidamente.

Su boletín informativo siempre mantiene la misma estructura. La primera constante que tienen es un tema principal, luego seguirá un artículo, cada uno de ellos estará en los bloques principales que hacen parte del blog.

En la parte superior del boletín informativo, luego del nombre del blog, aparecerán cuatros CTA’s en tabs que van a emular el diseño de la web, lo que hará que sea muy intuitiva para los usuarios que reciban en boletín.

PSE

Por la sonrisa de un niño es una ONG francesa, estos cuentan con campañas de correo electrónico. Por lo general, las organizaciones sin fines de lucro no envían boletines informativos con una periodicidad fija, más bien buscan comunicarse con los socios para notificarle cuales son los próximos eventos que se harán.

En la parte superior de su boletín van a explicar el evento que están llevando a cabo. Luego presentan quien es la encargada del evento, esta es una forma de mostrar que se trata de alguien importante y que será un evento muy entretenido que además podrá aportar un valor importante en los donantes que asistan.

Luego logra explicar a qué se va a destinar el dinero que sea recaudado con cada uno de los contribuyentes. De esta forma se está siendo claro y transparente, por lo cual se va a inspirar confianza y se logrará un mayor apoyo a la organización.

Su boletín igualmente va a contar con las redes sociales de la organización y enlaces para que se puedan unir al evento.

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Francisco Ugarte Perez
Francisco Ugarte Perez
6 meses ago

Muy bueno, yo también soy un profesional en el área. Felicidades.

Silvia
Silvia
4 meses ago

Me gusto la claridad con que se expone.