Consejos para limpiar tu correo electrónico

¿Te llegó una notificación del correo indicando que debes limpiar? Hacer esto puede resultar un juego que no tiene fin si se hace de la forma incorrecta.

Si ya tienes una gran cantidad de correo acumulado, mucho más de lo que realmente puedes manejar, esto puede resultar un problema grande. Pero en este artículo te enseñaremos la mejor forma de limpiar tu correo electrónico.

Cancela las suscripciones que no te interesa

Lo primero que debes hacer es identificar aquellos correos que no te importan. De hecho, no los abres. Esto facilitará la tarea de limpieza en el futuro. Lo que se debe lograr es tener una bandeja de entrada de correo que esté ordenada, para esto vas a cancelar aquellas suscripciones que no te aportan un valor. Si es posible, cancélalas todas. De extrañar alguna puedes volver a suscribirte.

Elimina tu dirección de correo electrónico de las cadenas de empresas

Ya que eliminaste tu suscripción a boletines informativos que son de agente externos, toca revisar aquellos correos internos que recibes a menudo. Pregúntate si es necesario que recibas tantos correos de un departamento de venta.

De ser negativa la respuesta puedes eliminar tu dirección de correo electrónico en el que estés. Si resulta incómodo para ti podrías hacer una carpeta en tu correo electrónico para que se dirijan directamente allí. Esto lo podrías hacer tanto en Outlook como en Gmail.

Tener en cuenta que todos los mensajes recibidos los vas a poder responder

Este punto puede que te cueste, pero debes entenderlo. Depende de ti decidir cuáles son aquellas cosas que merecen tu atención y tiempo. Es necesario que comprendas que no será posible responder todos los correos que recibas, tampoco necesitarás leerlo todos. Es por eso que debas tener en claro cuáles son aquellos que merecen la pena leer.

También es necesario desprenderte de los correos electrónicos, esto no son un tesoro precioso. Hay que verlos como un producto que tiene una fecha de vencimiento, por cada día que pase se va a perder su frescura. Por lo que se requiere que te deshagas delo que no es útil.

Que tus respuestas sean breves

Cuando tengas que responder los correos electrónicos que tengas, te darás cuenta que en mucho de estos casos no se requiere que tengas una respuesta perfecta. En su mayoría bastará contestar con algunas oraciones u palabras. Si ignoraste algún correo por unos días y en este se indicaba alguna acción, puedes responder preguntando si aún se necesita.

Responder con correos cortos no deben hacerte sentir culpable. La idea es que inviertas menos tiempo en el correo electrónico y más en tu trabajo.

Recuerda siempre que a medida que le des respuesta a tus correos y borres lo que no necesitas, tendrás menos tarea.

Usa respuestas redactadas previamente

Lo primero que debes pensar es cuáles son aquellos correos electrónicos que constantemente llega y en la respuesta no se necesita una personalización especial. Por ejemplo, si te piden una información. No es necesario que redactes cada uno de los correos con esa información que ya está planteada. Esto aplica para cualquier pregunta frecuente. Basta con hacer una plantilla con las respuestas que se dan a esos casos, copiar y pegar. Modificando solo el nombre del destinatario. Ten en cuenta que servicios de correo electrónicos como Gmail y Outlook tienen opciones de respuestas almacenadas, para facilitar esta tarea.

Aplica la regla de un clic

Esta puede sonar como una regla simplista, pero siempre será útil para que se ahorre tiempo. La regla de un solo clic se refiere a solo hacer un clic para abrir un correo. Al abrirlo se decidirá qué se hará, si reenviar, responder, archivar, eliminar, etc.

La idea es que se actúe inmediatamente, no solo leer y seguir con otras actividades, sin decidir qué se haría con el correo. Esto es un error cuando se quiera mantener el correo electrónico limpio.

Clasifica tus correos Gmail con estrellas

Este consejo puede cambiar la forma en la que administras tus correos electrónicos en Gmail. Si te gusta hacer listas, te encantará esta opción. Ya que marcarás aquellos correos que son importantes para ti y por lo tanto podrás hacerle seguimiento con mayor facilidad. Solo tienes que identificar aquellos correos de interés y marcarlos con la estrella.

Si a un correo no le puedes dar una respuesta inmediata o quieres hacerle seguimiento puedes marcarlos con la estrella. Ya que se te será más fácil. Los correos que no te interesen se pueden archivar o eliminar.

Delega correctamente a tus colaboradores

Tal vez a diario recibas muchos correos electrónicos. Estos podrías manejarlos al delegarlos a las personas correctas que pueden colaborar a que el emisario reciba la respuesta que está buscando. Solo necesitarás reenviarlo y darle un seguimiento.

Plantea un tiempo límite para responder los correos

Concéntrate de lleno en que tu bandeja de entrada llegue a cero. Puedes hacerlo por lotes, siempre todos los días. Pero sobretodo debes enfocarte en solucionar los correos a medida de que lleguen.

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