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diagrama de gantt de una empresa
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Con el objetivo de incrementar la planificación en una compañía, surge el Diagrama de Gantt herramienta gráfica  para la gestión de proyectos donde se representa las fases, las tareas y las actividades programadas para ser cumplidas en un tiempo determinado.

Al ser un método de planificación gráfica permite visualizar de forma rápida el estatus  de cada una de las etapas de un proyecto,  la interdependencia entre cada actividad, ayuda reducir problemas de programación,  identifica los puntos críticos y permite actualizar en cualquiera de sus ejes (asignación de actividades o tiempo para ejecutarlas).

Este diagrama creado por  Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX se utiliza para desarrollar planes de acción, procesos de mejora, incluso y resolución de problema. Puede emplearse para todo tipo de proyecto desde el más simple hasta el más complejo, utilizando para su buen uso mínimo 25 tareas.

Se suele usar con más frecuencia para gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas, proyectos de construcción, proyecto personales, educativos (dado que permite compartir la información) y en marketing para gestionar evento.

Además, por su  facilidad de uso y bajo costo se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas compañía.

diagrama de gantt excel
Foto: Ejemplo del Diagrama de Gantt en Microsoft Excel.

Funciones o tareas a realizar

Este instrumento está compuesto por un eje vertical, donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.

Es un diagrama que se realiza en una hoja de cálculo, donde se coloca un un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se establecen los tiempos.

Es importante que en el eje horizontal se coloque cuando se requiere esté listo el proyecto por ejemplo en días, semanas, meses, semestres o años.

Por otra, parte este diagrama tiene la peculiaridad de visualizar la interdependencia de las acciones al quedar una tras otra.

cronograma diagrama de gantt
Foto: El Diagrama de Gantt permite la organización de las actividades de una empresa.

Sugerencias para hacer un diagrama de Gantt

Para realizar esta importante herramienta de planificación es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Se sugiere conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí.
  • Crear una tabla de tareas, donde se establezcan  todas las actividades que intervienen en el proyecto, el tiempo para su cumplimiento, prioridad y orden de consecución. Se agrupan las tareas en partidas específicas.
  • De ser gráficamente claro y simplificado.
  • Se puede crear una versión detallada del diagrama para las personas que ejecutan el proyecto.
  • En un extremo de la hoja de Excel donde se realiza el diagrama se sugiere colocar un bloque rectangular, en un color atractivo a cada tarea para indicar su progreso y el tiempo restante para su ejecución.
  • Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos.
  • Asignarle a cada tarea un inicio y fin.
  • Puede haber actividades paralelas y se le asignar los costos, a fin de controlar los costes y el personal requerido.
  • Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto, asignándole el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes.
ejemplos de diagrama de gantt
Foto: Ejemplo del Diagrama de Gantt.

La planificación es la herramienta fundamental de todo emprendimiento sin, ella los procesos resultan muy complejos, es allí donde el diagrama de Gantt juega un papel transcendental al presentarse como  una herramientas flexible y ágil que permite las adaptaciones.

Se recomienda tener claros  los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos necesarios y disponibles para la realización del proyecto.

Además, es importante entrenar a todos los participantes del proyecto con el objetivo de que las personas conozcan a la herramienta como una ayuda para agilizar el proceso.

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