metodología Kanban

¿Qué es la metodología Kanban y cómo utilizarla?

La metodología Kanban es un sistema de producción tan eficiente como efectivo. Forma parte de las metodologías ágiles y su objetivo es gestionar cómo se completan las tareas.

Kanban es una de las llamadas metodología ágiles, aquellas que buscan gestionar de manera generalizada cómo se van completando las tareas. Kanban no es una técnica específica del desarrollo de software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando tareas.

¿Qué es la metodología Kanban?

Kanban es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, Kanban hace referencia a las tarjetas visuales.

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la pueden asumir sin problema. Al ser un método visual permite que a golpe de vista se conozca el estado de los proyectos y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

Kanban presenta determinadas características que la diferencian del resto de metodologías hábiles. Entre ellas, destacan los principios en que se basa:

Calidad garantizada

Las cosas tienen que salir bien a la primera. Se tarda más en arreglar algo que sale mal, además de consumir más recursos, que cuando sale bien a la primera. Por ello, lo más importante no es que se haga rápido, sino que se haga bien.

Reducción del desperdicio

No se necesita hacer nada extra o superficial, solamente lo necesario para que salga bien. De este modo se optimizan recursos.

Mejora continua

Aprovechando la realización de tareas, se busca mejorar los procesos, a través de un sistema de mejora continua.

Flexibilidad

Se dispone de capacidad de respuesta ante tareas no previstas, de forma que exista una “cola de espera” de tareas en las que ir priorizando su realización en función de las necesidades de cada momento y de la urgencia de cada una de ellas.

Reglas de la metodología Kanban 

Visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo

Kanban se basan en el desarrollo incrementado, dividiendo el trabajo en partes. Una de las principales aportaciones es que utiliza técnicas visuales para ver la situación de cada tarea, y que quizás habrás visto representado pizarras llenas de post-it.

El trabajo se divide en partes, normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en una pizarra. Los post-it suelen tener información variada, si bien, aparte de la descripción, debieran tener la estimación de la duración de la tarea.

La pizarra tiene tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo, en espera de ser desarrollada, en análisis, en diseño, etc.).

Determinar el límite de “trabajo en curso” (o Work In Progress)

Quizás una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en curso (Work In Progress o WIP) debería estar limitado, es decir, que el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase debe ser algo conocido.

En Kanban se debe definir cuantas tareas como máximo puede realizarse en cada fase del ciclo de trabajo (ejemplo, como máximo 4 tareas en desarrollo, como máximo 1 en pruebas, etc.), a ese número de tareas se le llama límite del “work in progress”. A esto se añade otra idea tan razonable como que para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea previa debe haber finalizado.

Medir el tiempo en completar una tarea (lo que se conoce como “lead time”)

Se debe medir el tiempo que se tarda en cerrar cada tarea, además de tener en cuentas otras métricas importantes como el tiempo desde que se empieza una tarea hasta que se entrega al cliente. Es necesario para controlar y mejorar continuamente.

Ventajas de la metodología Kanban

La principal ventaja de este método es que es muy fácil de usar y aprender por parte del equipo. También, destaca por ser una técnica visual, lo que permite, con un golpe de vista, ver el estado de los proyectos y tareas.

Otra ventaja es que, como las tareas no se cierran hasta que están bien, no hay errores, por lo que se garantiza la calidad. Además, al realizar lo justo y necesario, se reduce el desperdicio.

Kanban no sólo es una metodología de gestión, sino que también es un sistema de mejora de desarrollo de proyectos, lo que supone una mejora continua de la empresa. Asimismo, permite una gran flexibilidad, pues se puede seleccionar la tarea siguiente a realizar con más prioridad.

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