La forma más fácil de solucionar los problemas de tu empresa es dividirlo en partes. Para eso necesitas un plan de acción.
Un plan de acción de una empresa es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas.
Todos los negocios necesitan un motor para funcionar, tres ruedas imprescindibles que deben girar en armonía para que el negocio no quiebre, el emprendedor, la idea y el plan de acción.
Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.
Índice de Contenidos
¿Qué es el plan de acción?
Lo primero que se debe hacer para usar el plan de acción, hay que comprender su concepto. Hay diferentes modelos, así como soportes y herramientas para construirlo. El plan de acción es una herramienta de administración que va a enumerar, en distintos temas, las acciones que se requieren para alcanzar un objetivo.
Esto lo que hace que se pueda dividir el objetivo central de una organización en diferentes tareas, organizarlas de forma cronológica y determinar quiénes son los responsables de hacerlas, por cuánto tiempo, con qué recursos se cuentas y cuál es el presupuesto.
Esta es una herramienta que se usa mucho, por lo que hay diferentes aplicaciones y sistemas han desarrollado estos principios de organización.
Importancia de un plan de acción de una empresa
Habitualmente, es extremadamente difícil para el emprendedor hacer que su pequeña empresa mantenga la operación de su negocio y además consiga proyectar un crecimiento adecuado.
En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos es necesario no sólo organizar unos planes de acción generales sino también otros muchos más específicos que se establezcan por departamentos como, por ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera.
Es importante que esto se defina bien ya que de esta forma puedes valorar si estas cumpliendo con tus objetivos y tus tiempos para llegar a tu meta y lo más importante que tienes que tener en tu cabeza es no rendirte.
Si tienes un equipo es importante que este trámite lo hagas en equipo ya que las ideas que salgan entre todos siempre van a ser más interesantes que las que puedas aportar sólo tú.
Pero si eres un emprendedor sin equipo trata de hacerlo en un par de días para extraer el máximo de ideas posibles y si lo puedes compartir con alguien de confianza seguro que te aportará más ideas.
Cómo desarrollar un plan de acción de una empresa
Lluvia de ideas
Para hacer una buena lluvia de ideas es bueno que investigues a tu competencia, que seas capaz de ponerte en el papel de tu competidor y que definas muy bien tus limitaciones.
Una técnica muy buena para no perder mucho el tiempo es sentarte en un entorno diferente al tuyo, por ejemplo, un parque, con un cuaderno y un bolígrafo y escribas todo lo que se te ocurra durante 5 minutos, repítelo cuatro veces o las que te parezcan necesarias.
Define los objetivos
Dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No puedes iniciar un plan de acción si no sabes lo que quieres lograr con él ni en cuanto tiempo.
Detalla las estrategias
A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Éstas deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.
Plantea las tareas
Luego, se debe plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.
Otra parte importante de plan de acción de una empresa es ordenar tus objetivos por niveles de preferencia de tal manera que será más fácil ver cuáles son los primeros que tienes que hacer para ir logrando para conseguir poco a poco lo que quieres.
Elabora un cronograma
Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.
Es importante saber qué se quiere conseguir, cómo, cuándo y quién va a ser el responsable por lo que tienes que anotarlo todo para que nada se te escape, de esta forma luego si algo está fallando vas a ser capaz de analizarlo y modificar aquello que no funcione.
Designa responsables
Se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser los que están involucrados en la elaboración del plan de acción.
Ejecuta el plan
Ahora puedes proceder a la ejecución del plan de acción de una empresa. Cada responsable ya sabe las tareas que debe ejecutar para cumplir con las estrategias planteadas y lograr el objetivo final de tu plan.
Este paso sin duda es el más importante, pasar a la acción, no tengas miedo y lánzate, ya que has llegado hasta aquí al menos inténtalo.
Aplicaciones para hacer el plan de acción
Todoist
Esta aplicación permite que se registren los equipos y las tareas que se tienen en un calendario. En este se pueden organizar las actividades, definir quién es el responsable de completar cada tarea y además permite que se incluya archivos adjuntos que son necesarios para que se efectúe el plan de acción.
Por esto, si una compañía decide hacer un plan de acción para un evento que debe realizar, puede enumerar lo que se requiere hacer. Por ejemplo, quién es el responsable de la gestión, establecer los plazos para que se complete cada etapa, añadir el presupuesto que se tiene para el proveedor, entre otros detalles.
Trello
Esta es una aplicación muy conocida. Va a tener funciones muy similares a Todoist y otras más soluciones. Permite al usuario determinar si el paso se realizó o no, además se pueden crear notificaciones en cuanto a las fechas límites, así como en distintas clasificaciones para las tareas que se tienen.
Lo que quiere decir que un gerente o líder de proyecto puede crear una lista y los planes de acción para distintos aspectos de la vida, sea profesional o personal y puede administrado todo esto de una forma eficiente y organizada.
Hay más aplicaciones que te pueden ayudar para esto como Evernote y Schedule Planner. Además de que estas permitan hacer una organización de acciones, también ayuda a la productividad de las personas que están involucradas en el proyecto.
Beneficios del plan de acción para una compañía
El plan de acción va a facilitar buenos resultados para el negocio, incluso si se pone en práctica para organizar las acciones del gerente. Entre los beneficios vamos a conseguir lo siguiente:
Se van a dividir los objetivos grandes en pequeños pasos
Anotar una meta grande en fases chicas hace que el proyecto sea más factible de lograr y así tener ganancias que incluye el aspecto emocional.
Esto se debe a que esos pequeños triunfos son muy llamativos y hacen que el profesional tome cada unas de las actividades que debe hacer con mucho más detalle y control sobre las dificultades que se presenta, así como los desafíos que aparecen en cada momento.
Permite organizar las prioridades y plazos
Algunas acciones son más primordiales o necesarias que otras, esto en las diferentes etapas del negocio y haberlas asignado le permite al gerente que pueda determinar el orden de acción que se requiere para que cada ejecución tenga una precisión mayor. Por lo que el progreso del plan se puede optimizar, de esta forma se evitan las demoras o problemas.
Se escoge al profesional más capaz según una función
Hacer uso del plan de acción y la segmentación de las tareas que le sigue permite que las empresas puedan determinar las responsabilidades. Cada miembro del equipo tendrá una tarea a cumplir de acuerdo a las especialidades y destrezas que tiene.
También, deja muy claro a los empleados cuales son las responsabilidades que tiene que manejar. Así como la interpretación y compresión de los pasos se deben completar para que la ejecución sea un éxito. Esto va a generar que el equipo desarrolle una sensación de compromiso.
Orden en la rutina
Los planes de acción también se pueden usar para aquellas tareas que son recurrentes en una empresa. Por ejemplo, una agencia de Marketing Digital pude usarla cuando quiera definir las primeras acciones que toman los medios digitales y redes sociales, de forma que se puedan programar los clientes nuevos.
En las aplicaciones, como antes mencionamos Todoist, se pueden hacer distintos equipos, especificar qué equipos son los responsables de ejecutar las acciones que requiere cada cliente, así como que modelo se debe seguir cuando se cierran contratos nuevos.
Conclusión
Para terminar este tema, hay que resaltar que al finalizar el plan de acción, se necesita hacer una evaluación de los resultados. Cuáles son los aspectos que se pueden mejorar en la estrategia, igualmente con si el modelo que se aplicó se puede replicar en otros objetivos similares.
Un plan de acción va a permitir que se tenga resultados significativos, debido a que se optimizarán los costos, los servicios y la relación que se tienen con el cliente.
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