¿Qué es y cómo hacer un pronóstico de ventas?

Hay diferentes técnicas que pueden ser usadas por el director comercial de una marca para así investigar de qué forma hacer un pronóstico de ventas. Para darte un ejemplo, podemos poner este escenario: alguien está trabajando en una compañía, acaba de empezar en este trabajo y necesita hacer diferentes pronósticos para estar seguro que cualquiera de sus próximas estrategias a usar sean exitosas.

De ser este caso, esa persona no va a contar con muchos datos de venta. Pero no todo está perdido. La solución acá son los pronósticos cualitativos. Entre los que se pueden mencionar: el método Delphi, las encuestas de mercado, los comentarios de los vendedores, el juicio de los expertos en la materia.

Pero, si esta persona contara con los datos que se requieren, podría optar por los pronósticos cuantitativos. Entre ellos: la regresión lineal, run rate, tasa de crecimiento medio, promedio móvil simple, técnica de suavizamiento exponencial.

¿Qué es un pronóstico de ventas?

Se trata de una estimación que realizan todas las empresas con respecto a un producto o servicio que ofrezcan, donde analizan factores como los costos de producción, las ventas y el retorno que se obtendrá de estos. Dichas estimaciones son calculadas para un determinado periodo de tiempo y la idea principal de realizar este pronóstico es poder definir las estrategias que sean necesarias para lograr tales objetivos.

Para realizar estos pronósticos, las empresas deben tener su base en las demandas actuales de cualquier producto o servicio en un sector específico del mercado, a partir del estudio de una determinada muestra, se pueden presentar proyecciones de ventas y saber un estimado de lo que podría generarse en un lapso de tiempo establecido.

Importancia del pronóstico de ventas

Si algo tiene en común la humanidad es que le gusta predecir el futuro. Entonces, el pronóstico de ventas es importante para las empresas, porque es la forma de predecir que tanto venderá tu empresa o negocio. Incluso te puede ayudar a saber que actividades debe realizar tu negocio para cumplir con lo estimado.

También te permitirá detectar problemas a gran escala en el futuro que, quizás no todos puedas prevenirlos del todo, pero si hacer algo para que el impacto sea menor. ¿A que nos referimos? Bueno, si tu empresa o negocio decae en las ventas de algún producto o servicio en especial, tu puedes investigar y averiguar que sucede para revertir el problema antes de que sea una total pérdida de ganancias.

Otro de los aspectos importantes en el pronóstico de ventas es que, será una buena herramienta para poder calcular la cantidad de materia prima que necesitas para seguir produciendo tu producto. Es una muy buena forma de gestionar todos los recursos que tienes y poder aprovechar los pedidos correctamente y sacarlos a tiempo.

Tipos de pronósticos de Ventas

Pronósticos cualitativos

Es una metodología de estimación, sin embargo, no utiliza modelos matemáticos, sino el juicio de los expertos. Es decir, que es un método que se basa en el feedback, donde abundan las suposiciones, las opiniones y las personalidades relacionadas al entorno de tu empresa o negocio.

No muchos expertos recomiendan los pronósticos cualitativos al menos que se trate de una empresa nueva o que busque complementar los pronósticos cuantitativos. ¿Cuándo es recomendable utilizar el pronóstico cualitativo? Bueno, como ya te mencionamos cuando se trata de una empresa nueva, porque no tendrás los datos suficientes al principio para poder realizar correctamente uno cuantitativo.

Dentro de los pronósticos cualitativos podemos mencionar dos tipos:

Pronóstico de grassroots

Que se trata de realizar preguntas al personal de ventas, porque son los que están en contacto directo con el consumidor final, es decir, el cliente. Estás personas pueden conocer las necesidades y hábitos de compras que los clientes tienen.

Pronóstico por el método Delphi

En este caso, consiste en tener la opinión experta y a partir de esa recopilación, de conocer las opiniones del personal llevar a cabo el pronóstico. Son opiniones que se deben pedir en privado para no intimidar a los encuestados y que no respondan de manera sincera.

Pronósticos cuantitativos

Este tipo de pronóstico se realiza en base a modelos matemáticos, que utilizan un conjunto de datos de las ventas históricas de tu negocio para poder predecir las ventas que probablemente logres en un futuro próximo o durante cierto periodo.

¿A que nos referimos cuando decimos datos históricos? Bueno, no es más que las ventas de tu producto, por ejemplo, si vendes dulces, el primer mes se vendieron 10 dulces, el segundo 30, el tercero 50 y así consecutivamente.

Igual que en el cualitativo, dentro del pronóstico cuantitativo hay ciertos tipos y pertenecen a las series de tiempo:

Pronóstico Móvil Simple

Se realiza un promedio sencillo, como el que aprendimos en la primaria tomando los datos históricos, de acuerdo a los periodos que decidimos hacer. Por ejemplo, puedes calcular solo dos meses, o dos bimetres del año que desees.

Si aún no lo entiendes te lo dejamos más fácil: si tu empresa de dulces solo tiene registrado dos meses y el primer mes vendió 92 dulces y el segundo 107, la suma sería 99.5. Ese sería nuestro promedio para el tercer mes.

Pronóstico Móvil Ponderado

Es igual de sencillo que el pronóstico móvil simple. Primero debes considerar tomar en cuenta una ponderación. Tienes que darle peso a cada periodo. Es decir que la suma de la ponderación tiene que ser igual a 1 o el 100%. Lo que significa que, si decidimos utilizar dos periodos, a uno le puedes dar el 40% y al otro 60%.

Sigamos con el mismo ejemplo de antes y la empresa de dulces. Tenemos los dos periodos, uno que vendimos 92 dulces y en el otro 107, a estos le damos una ponderación del 40% al primer periodo y 60% al segundo periodo.

¿Qué vamos a hacer? La siguiente operación: (92 x 0.4) + (107 x 0.6) = 101. Quiere decir que 101 sería nuestro pronóstico móvil ponderado.

Técnicas de pronóstico de ventas

Las técnicas las podemos dividir en las siguientes categorías:

Juicio ejecutivo

Que se basa en la intuición de los ejecutivos, puede ser uno o varios y deben conocer a profundidad el producto. La desventaja que tiene esta técnica es que solo usa los datos del pasado como referencia e influenciado por hechos recientes.

Encuesta de Pronóstico de los clientes

Es muy útil para las empresas que tienen pocos clientes. Así puedes preguntar qué tipo y cantidades de productos esperan adquirir en un tiempo determinado. Si son clientes industriales podrás obtener resultados más específicos. Hay que tener en cuenta que estás encuestas arrojarán las intenciones de compra de los clientes, mas no las compras reales.

Encuesta de Pronóstico de la fuerza de Ventas

Todos los vendedores quieren un estimado de las ventas que tendrán en su área en cierto periodo. La suma de estos estimados individuales son las que conforman el pronóstico de la Empresa o de la División. Lo que puede resultar en desventaja es que los vendedores realizan estimaciones conservadoras que facilitan la obtención de comisiones y bonos a futuro.

El método Delfos (Delphi)

Se busca contratar expertos que realizan pronósticos iniciales que promedia la empresa o negocio y se los refina con los estimados individuales. Se puede repetir el procedimiento más de una vez hasta que los expertos contratados, que trabajan por separado, lleguen a un acuerdo sobre los pronósticos. Esta técnica es de alta precisión.

Análisis de Series de Tiempo

Se toman los datos históricos para así descubrir las tendencias de tipo estacional, cíclico, aleatorio o errático. Se puede decir que es una técnica efectiva para productos que tienen una demanda estable. A través de los promedios móviles se puede determinar si existe un factor estacional. Y luego con un sistema de regresión lineal simple se determinará la línea de tendencia de los datos y saber si existe un factor cíclico. Los factores aleatorios se presentan cuando hay un comportamiento errático en las ventas por acontecimientos que no son recurrentes.

Análisis de Regresión

Esta técnica busca encontrar relación entre las ventas históricas y una o más variables independientes ¿a qué nos referimos? A la población, el ingreso per cápita o el producto interno bruto. Es una forma útil si se tienen los datos históricos de muchos períodos de tiempo, pero es inútil para pronosticar ventas de productos nuevos.

Prueba de mercado

El producto que ofrece la empresa o negocio se coloca a disposición de los compradores en diferentes zonas de prueba. Luego de esto, se van a medir las compras y como responde el consumidor a las diferentes mezclas del mercado.

A partir de esos resultados se proyectan las ventas a gran escala en el futuro. Es una técnica eficaz para los nuevos productos o productos que ya existen, pero que se quieren llevar a nuevos territorios. Es un método costoso que lleva tiempo y que alertara a la competencia sobre lo que haces.

Las técnicas a utilizar en tu empresa o negocio se eligen de acuerdo a los costos que se involucren, el propósito del pronóstico, la confiabilidad y la consistencia de los datos históricos en las ventas, entre otras cuestiones. En las empresas lo más común es que combinen más de una técnica.

Herramientas de pronóstico de ventas

Existen diferentes herramientas para realizar un pronóstico de ventas, entre ellas están:

Método histórico:  Que es fácil de realizar porque se conocen los datos, y no se predice como tal. Entre sus más grandes inconvenientes es que no tiene variabilidad en el entorno político y económico. Por eso no es muy aconsejable su uso.

Método econométrico: Es una herramienta que tiende a ser mucho más exacta con técnicas científicas fiables que se basan en cálculos matemáticos. Lo difícil es que su implementación es muy compleja.

Método manual: Es muy rápida de aplicar esta herramienta porque la dirección es la que marca el ritmo. A pesar de eso, las acciones no suelen ser muy realistas que se apoyan en la experiencia del equipo que está día a día en acción. No son decisiones consensuadas, porque no se tiene en cuenta las decisiones que toma un trabajo en equipo. Tampoco se recomienda mucho esta herramienta.

Método Zigzag:  Esta herramienta es mucho mejor que la que ya te mencionamos, porque son decisiones que se toman en la previsión de ventas y si están consensuadas. Solo que es un método muy largo, aunque eficaz.

¿Cómo hacer el pronóstico de ventas?

El método de suavizamiento exponencial

Para empezar hacer un pronóstico de ventas es necesario que se disponga de un software especializado para que todo esté correctamente. Excel cuenta con su programa de suavizamiento exponencial, y aunque no sea el programa de pronóstico más sofisticado que hay en el mundo, este resulta lo suficientemente bueno para desarrollar esta tarea.

Así que sin más que hablar, empecemos con el paso a paso de cómo hacer un pronóstico de ventas usando Excel.

Hay dos formas diferentes para hacerlo

En la primera se va a usar la herramienta de suavizamiento exponencial que está incorporada y disponible en el programa de Excel.

Acá lo que se necesita es añadir los datos que se tengan de las ventas en una gráfica estándar, esto antes de que se pueda estudiar este módulo.

Por ejemplo, se van a usar los datos de las ventas que se dieron durante un período de doce meses, para así poder pronosticar los ingresos que se tendrán en el mes trece. Por lo que se van añadir dos columnas:

Período de tiempo (este puede tratarse de meses, trimetres, años)

Ventas (valor monetario, las unidades, los ingresos frecuentes mensuales, etc)

Una vez que tienes esto se debe hacer clic en la ventana de Datos que estará en la parte superior de la hoja Excel, para ser más específicos lo podrás localizar entre Fórmulas y Revisar. Hacer esto hará que se desplegué el menú.

Ahora ve hasta la esquina superior derecha para seleccionar la pestaña que indica Análisis de datos.

Pronóstico de ventas en Excel

Si haciendo lo anterior no se muestra la función de Análisis de datos en Excel, no hay por qué preocuparse. Esto quiere decir que no la tienes habilitadas, pero te será muy fácil instalarla. Para hacerlo debes ir a Archivo, luego opciones, seleccionar complementos, hacer clic en complementos de Excel y finalmente seleccionar herramientas de análisis.

Lo que sigue es completar el cuadro con los datos y seleccionar aceptar.

Cuando se selecciona la pestaña de Análisis de datos, verás que el mismo programa te va a pedir que completes un cuadro con distintas formulas de análisis, por lo que tendrás que seguir y luego hacer clic en suavizamiento exponencial.

Rellenar el siguiente cuadro

Rango de entrada: acá estarán las cifras de ventas, tienes que continuar y seleccionar las celdas que van desde la B2 a B13 en el espacio que se asignó.

Lo siguiente que deberás hacer es añadir el factor de suavización. Si aun no estás del todo familiarizado con este término, te podemos decir que esta se refiere como una referencia a lo que es el valor que se le asignó a los resultados de ventas que se obtuvieron de forma reciente. Este será un valor que estará comprendido entre cero y uno.

Por lo que, si se trabaja en una empresa que tiene picos regulares de ventas, se va a necesitar un suavizamiento exponencial que sea constante. Por lo que lo ideal es que se escoja un número que vaya del 0 al 0.5.

Si la empresa tiene un aumento de ventas sin precedente previo. Hay que poner más énfasis en ello, por ejemplo, esto sucedió en los dos o tres últimos tiempos. Para estos casos, lo más recomendable es poner un número que vaya desde el 0.6 al 1

El último paso de este proceso va a consistir en hacer una selección de donde se quiere que vayan los resultados del suavizamiento exponencial, para hacerlo hay que seleccionar la celda C2 y darle clic. Se verá un gráfico lineal y una serie de resultados.

Verás que los resultados del pronóstico con el suavizamiento exponencial te aparecerán en la columna C, y estarán representado como un gráfico lineal. Entonces, para poder finalmente calcular el pronóstico del mes trece, solo se debe hacer clic en la parte de abajo, en la derecha del valor pronosticado para el mes doce y arrastras hasta abajo. Verás que la celda se va a rellenar de forma automática con el pronóstico que se tenía previsto.

Plantillas para pronóstico de ventas en Excel

Para realizar una plantilla en Excel debes seguir los siguientes pasos:

  1. Primero debes diseñar una tabla donde aparezcan columnas para productos, mes, año, cantidad e importe total.
  2. Luego completa los datos históricos de las ventas, porque serán el punto de partida de la previsión. Esta tabla te ayudará a calcular el precio medio de cada producto y poder generar un código con la fórmula concatenar donde tendrás en cuenta el producto y el mes.
  3. En la tabla también puedes añadir datos como la zona de ventas.
  4. Luego de esto, crea una nueva hoja de Excel, en el mismo libro y haremos una tabla dinámica con los datos que tenemos, pero agregando dos nuevos campos, la variación de cantidad y la variación de precio medio.
  5. Debes introducir en estos campos el porcentaje que esperas que varíe durante el proceso de analizar esos valores.
  6. Vuelves a la primera hoja y utilizas la fórmula BUSCARV que implica la variación en % de cantidad y precio medio y así puedes calcular la previsión de ventas.
  7. Para la previsión de cantidad vendida debes multiplicar la cantidad x (1 + variación % cantidad); y para la previsión de precio medio debe ser igual al precio medio x 1 (1+ variación % precio medio).
  8. Luego que ya tengamos calculados estos datos se multiplica la previsión de cantidad por la previsión de precio medio.
  9. Al finalizar esto, tendrás tu pronóstico de ventas en Excel.

Todos estos datos que te mencionamos se pueden transformar en una gráfica que te ayudará a interpretar de mejor forma el pronóstico de ventas en Excel. La misma página de Office te ayuda proponiéndote utilizar un histórico de ventas para calcular ese pronóstico de manera gráfica.

Los pasos a seguir para esta planilla son los siguientes:

Tienes la tabla con las fechas y las ventas, las últimas debes dejarlas sin llenar, seleccionas los datos y buscas Datos-Previsión-Hojas de previsión. A continuación, debes elegir el tipo de gráfico que quieres y la fecha en la que terminarás el pronóstico y se va a generar una hoja de cálculo nueva con los valores históricos ya pronosticados.

Ejemplos de pronósticos de ventas

Imagina que tienes una empresa que produce productos de limpieza y abrirás un local en un nuevo territorio sobrepasando a la competencia que deseaba tender el mismo punto. Si todo marcha bien, lo más probable es que en seis meses ya te exigen una cantidad x de algún producto específico, lo que causa un gran impacto en las ventas que proyectas. Debes añadir a eso la estimación de ventas y registrar los resultados.

El modelo que utilizas para realizar el pronóstico arroja un aumento en las ventas del 40 % ¿Qué quiere decir? Tienes que decidir si creer en la predicción “inflada” o realizar una suposición más razonable que se base en la nueva apertura que tendrá el negocio.

Para que logres tomar una buena decisión la idea es comparar algunos datos históricos de las ventas que has tenido anteriormente, como el aumento de los pedidos. Si son datos que aún no manejas, trata de conseguirlos de algún competidor o una industria diferente, mientras aplique la misma lógica. Si los resultados no son lo esperado, entonces debes desecharlos y modificar la estimación, porque entonces las suposiciones están mal o la lógica es la errónea. Tu eres quien debe decidir cuál es la explicación más razonable.

Lo último en tu pronóstico es elegir el modelo que mejor logre adaptarse a tu negocio. Que posiblemente sea el método de suavizamiento Exponencial, porque es el que generalmente te da leves cambios inesperados. Los otros métodos muchas veces tienen dificultades.

Sin embargo, cualquiera de los métodos puede servirte y hasta ser mejores que el suavizamiento exponencial. LA elección la tomarás en base a las pruebas que hagas.

Cuando pruebas todos los métodos, y parezca una tarea larga y que costará dinero te darás cuenta que fue una buena inversión porque a largo plazo no tendrás que hacer y rehacer pronósticos que no sirvan para tu negocio y lograrás asegurar cuál método es el que mejor te funciona, según las necesidades de tu empresa.

Recuerda que es importante, que sin importar que método elijas los datos debes ser muy precisos. Tener o utilizar datos inexactos será una pérdida de tiempo en cualquier pronóstico. Tener una guía a mano que te ayude cuando vayas a realizarlo siempre es una excelente opción, así que ten en cuenta este artículo.

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